Optima conçoit des systèmes qui routent automatiquement chaque lead, chaque tâche, chaque alerte vers la bonne personne — avec le bon contexte, au bon moment.
Optima builds systems that automatically route every lead, task, and alert to the right person — with the right context, at the right time.
Ils nous font confiance They trust us
Idéal si vos infos se perdent entre les outils et les équipes — et que vous voulez voir l'ampleur réelle du problème avant d'agir.
Ideal if information gets lost between your tools and teams — and you want to see the real scope of the problem before acting.
Gratuit — aucun engagement Free — no commitment
Réserver mon diagnostic gratuit Book my free diagnosisPour les équipes qui ont un flux précis qui doit cesser d'être manuel : un type de lead, une catégorie d'alerte, un handoff critique.
For teams with one specific flow that needs to stop being manual: one lead type, one alert category, one critical handoff.
Sur devis, selon la complexité du flux By quote, based on workflow complexity
Discutons de votre processus Let's talk about your processPour les équipes qui veulent éliminer plusieurs sources de chaos de coordination en même temps.
For teams that want to eliminate several coordination-chaos sources at once.
Sur devis, selon le périmètre et le nombre de flux By quote, based on scope and number of workflows
Je veux un système qui fonctionne I want a system that actually worksVoici comment ça fonctionne : on conçoit, on construit, on installe votre système. Vous le testez dans vos opérations réelles. Si le résultat ne vous convient pas, vous ne payez rien. On retire ce qu'on a construit, sans discussion.
Ce n'est pas une clause en petits caractères. C'est notre façon de travailler.
Here's how it works: we design, build, and install your system. You test it in your real operations. If the result doesn't fit, you pay nothing. We remove what we built, no argument.
This isn't fine print. It's how we work.
Un lead arrive dans votre CRM. Un ticket s'ouvre dans votre helpdesk. Un document est uploadé dans votre Drive. Et personne ne le sait — parce que personne n'a configuré la notification. A lead lands in your CRM. A ticket opens in your helpdesk. A document gets uploaded to your Drive. And no one knows — because no one set up the notification.
Une alerte importante part en « reply all » et se noie dans le bruit. Une demande client urgente atterrit chez quelqu'un qui ne peut pas y répondre. Pendant ce temps, la bonne personne attend, et ne sait rien. An important alert goes out as a "reply all" and drowns in the noise. An urgent customer request lands with someone who can't answer it. Meanwhile, the right person waits — and knows nothing.
Pour combler les trous, une personne lit, trie, transfère, ping. Toute la journée. C'est un travail à plein temps qui devrait être fait par le système, pas par un humain. To fill the gaps, someone reads, sorts, forwards, pings. All day long. It's a full-time job that the system should be doing, not a human.
Quel signal déclenche quoi. Qui doit savoir et pourquoi. Quelle action est attendue. Avant d'écrire une ligne de code, on cartographie comment l'information devrait circuler chez vous. Which signal triggers what. Who needs to know and why. Which action is expected. Before writing a line of code, we map how information should actually flow through your business.
Un lead qualifié arrive : la bonne salesperson reçoit un email personnalisé avec tout l'historique. Une signature de contrat : les bons stakeholders reçoivent leur notification ciblée. Pas de « reply all », pas de cc inutile. A qualified lead arrives: the right salesperson gets a personal email with the full history. A contract gets signed: the right stakeholders get their targeted notification. No "reply all", no useless cc.
Personne ne lit, ne trie, ne ping plus à la main. Vos équipes reçoivent uniquement ce qui les concerne, quand ça les concerne. Elles agissent. Le reste fait son chemin tout seul. No one reads, sorts, or pings by hand anymore. Your teams receive only what concerns them, exactly when it concerns them. They act on it. The rest finds its own way.
Votre équipe a doublé. Les emails internes aussi. Plus rien n'arrive à la bonne personne du premier coup, et tout finit par passer par vous pour être « routé » à la main.
Your team has doubled. So have the internal emails. Nothing reaches the right person on the first try, and everything eventually routes through you to be forwarded by hand.
Vos leads arrivent. Vous ne savez pas toujours qui les a vus, qui doit y répondre, ni si quelqu'un a relancé. Le pipeline existe sur le papier — pas dans la coordination réelle.
Your leads come in. You don't always know who saw them, who should reply, or whether anyone followed up. The pipeline exists on paper — not in real coordination.
Les candidatures s'accumulent. Quelqu'un doit les trier, les transférer au bon hiring manager, planifier l'entretien avec la bonne personne. C'est un job à plein temps qui devrait être un déclencheur automatique.
Applications pile up. Someone has to triage them, forward them to the right hiring manager, schedule the interview with the right interviewer. It's a full-time job that should be an automatic trigger.
Plus de notifications de fin de journée qui résument 18 choses. Chaque alerte arrive quand elle compte — pas une heure plus tard, pas un jour après.
No more end-of-day notifications summarizing 18 things. Every alert arrives when it counts — not an hour later, not a day later.
L'équipe commerciale reçoit ce qu'elle doit savoir, pas ce que sait l'équipe ops. Direction reçoit le résumé exécutif, pas le détail. Chacun voit son angle de l'info.
Sales gets what sales needs to know, not what ops knows. Leadership gets the executive summary, not the detail. Everyone sees their angle of the information.
Un lead arrive ? Le commercial reçoit le contexte complet — page visitée, source, historique. Un deal signé ? L'équipe onboarding reçoit le client + la note + la date go-live. Tout est joint, rien à chercher.
A lead comes in? The salesperson gets the full context — page visited, source, history. A deal signed? Onboarding gets the client + the note + the go-live date. Everything attached, nothing to look up.
Plus personne qui copie, qui transfère, qui ping. Votre « router humain » (vous, votre assistant, votre EA) récupère sa journée. L'information circule sans eux.
No more people copying, forwarding, pinging. Your "human router" (you, your assistant, your EA) gets their day back. Information flows without them.
« Avant, c'était un vrai bazar — il fallait aller chercher les candidatures sur plusieurs canaux, lire chaque email, les ajouter manuellement dans Notion, et écrire les réponses une par une. Maintenant, avec l'intake automatique, les notifications et le routage, c'est tellement plus simple, plus rapide, et beaucoup moins fatigant mentalement. »
"Before, it was a real mess — we had to chase applications across several channels, read every email, manually add them to Notion, and write replies one by one. Now with the automatic intake, the notifications, and the routing, it's so much simpler, faster, and way less mentally draining."
— Équipe RH, Praxisflow GmbH (Munich) — HR team, Praxisflow GmbH (Munich)
« Quand l'équipe commerciale signe un contrat, on est automatiquement notifiés et toutes les données dont on a besoin se retrouvent dans Notion. C'est vraiment précieux au quotidien. »
"When the sales team signs a contract, we're automatically notified and all the data we need ends up in Notion. It's genuinely valuable day to day."
— Équipe opérationnelle, Praxisflow GmbH (Munich) — Operations team, Praxisflow GmbH (Munich)
On commence par observer comment le travail se fait vraiment dans votre équipe. On identifie les tâches répétitives, les points de friction et les erreurs qui coûtent du temps chaque semaine.
We start by observing how the work actually gets done in your team. We identify the repetitive tasks, the friction points, and the errors that cost time every week.
On redesigne le flux de travail avant de toucher à la moindre technologie. Résultat : un processus logique, simple, que votre équipe peut suivre sans confusion.
We redesign the workflow before touching any technology. The result: a logical, simple process your team can follow without confusion.
On développe le système sur mesure autour de votre façon de travailler. Routage des leads, notifications par audience, alertes ciblées avec leur contexte — tout est construit pour votre réalité, pas pour une entreprise générique.
We build the custom system around the way you work. Lead routing, audience-specific notifications, targeted alerts with their context — every piece is built for your reality, not for a generic company.
On met le système en route avec votre équipe. On s'assure que tout fonctionne correctement dès le premier jour d'utilisation réelle.
We bring the system live with your team. We make sure everything runs correctly from the very first day of real use.
Les 15 premiers jours après la mise en ligne, on reste disponibles. On corrige, on ajuste, on s'assure que le système tient ses promesses dans la durée.
For the first 15 days after go-live, we stay on call. We fix, we adjust, we make sure the system delivers on its promise over time.
En raison de la nature sur mesure de chaque projet, nous ne travaillons qu'avec un nombre restreint de clients à la fois. Si vous souhaitez être pris en charge rapidement, contactez-nous dès maintenant pour vérifier la disponibilité.
Because every project is custom, we only work with a small number of clients at a time. If you want to be taken on quickly, get in touch now to check availability.
Idéal si vos infos se perdent entre les outils et les équipes — et que vous voulez voir l'ampleur réelle du problème avant d'agir.
Ideal if information gets lost between your tools and teams — and you want to see the real scope of the problem before acting.
Gratuit — aucun engagement Free — no commitment
Réserver mon diagnostic gratuit Book my free diagnosisPour les équipes qui ont un flux précis qui doit cesser d'être manuel : un type de lead, une catégorie d'alerte, un handoff critique.
For teams with one specific flow that needs to stop being manual: one lead type, one alert category, one critical handoff.
Sur devis, selon la complexité du flux By quote, based on workflow complexity
Discutons de votre processus Let's talk about your processPour les équipes qui veulent éliminer plusieurs sources de chaos de coordination en même temps.
For teams that want to eliminate several coordination-chaos sources at once.
Sur devis, selon le périmètre et le nombre de flux By quote, based on scope and number of workflows
Je veux un système qui fonctionne I want a system that actually worksRéponse sous 24h. Aucun engagement. Response within 24h. No commitment.
Voici comment ça fonctionne : on conçoit, on construit, on installe votre système. Vous le testez dans vos opérations réelles. Si le résultat ne vous convient pas, vous ne payez rien. On retire ce qu'on a construit, sans discussion.
Ce n'est pas une clause en petits caractères. C'est notre façon de travailler.
Here's how it works: we design, build, and install your system. You test it in your real operations. If the result doesn't fit, you pay nothing. We remove what we built, no argument.
This isn't fine print. It's how we work.
Les leads du week-end ont déjà été routés à la bonne salesperson, avec leur contexte attaché. Les contrats signés vendredi ont déclenché les notifications d'onboarding — l'équipe sait déjà ce qui les attend cette semaine.
Vous ouvrez votre boîte mail. Pas de transferts à faire. Pas de « tu peux gérer ça ? » à écrire. Pas de réunion pour « se coordonner ».
L'information existe. Elle est arrivée où elle devait. Vos équipes sont déjà en train d'agir dessus.
The weekend's leads have already been routed to the right salesperson, context attached. The contracts signed Friday triggered the onboarding notifications — the team already knows what's coming this week.
You open your inbox. Nothing to forward. No "can you handle this?" to write. No meeting to "coordinate".
The information exists. It got where it needed to be. Your teams are already acting on it.
Dans six mois, vous êtes toujours la personne qui transfère les emails. Votre assistant passe encore son temps à ping les bonnes personnes. Une demande client passe encore à travers les mailles parce que personne n'a pensé à la transférer.
Le coût n'est pas visible sur une seule journée. Il s'accumule, semaine après semaine.
Une heure par jour à router de l'information manuellement, c'est plus de 200 heures par an. Pour une personne. Et c'est de la coordination, pas du vrai travail.
Ce n'est pas un problème d'effort. C'est un problème de système. Et chaque semaine que vous attendez, c'est une semaine de plus où vos meilleurs talents font le travail qu'un système devrait faire à leur place.
In six months, you're still the person forwarding the emails. Your assistant is still spending their time pinging the right people. A customer request still falls through the cracks because no one thought to forward it.
The cost doesn't show up on any single day. It accumulates, week after week.
One hour a day routing information manually is over 200 hours a year. For one person. And it's coordination, not real work.
This isn't an effort problem. It's a system problem. And every week you wait is another week your best people do work a system should be doing instead.
« Mon processus est trop spécifique. Ça ne marchera pas pour nous. »
"My process is too specific. This won't work for us."
C'est exactement pour ça que nous ne vendons pas de solution standard.
That's exactly why we don't sell off-the-shelf solutions.
Nous commençons par comprendre comment votre équipe travaille vraiment, pas comment un logiciel générique pense qu'elle devrait travailler. Le système est construit autour de vos outils existants — votre CRM, vos feuilles de calcul, vos étapes de vente — pas l'inverse. Si votre processus est unique, c'est une raison de plus pour construire quelque chose qui lui correspond.
We start by understanding how your team actually works, not how generic software thinks it should. The system is built around your existing tools — your CRM, your spreadsheets, your sales stages — not the other way around. If your process is unique, that's one more reason to build something that fits it.
« On a déjà essayé d'automatiser des choses. Ça a cassé au bout de deux semaines. »
"We've tried automating things before. It broke after two weeks."
On vous comprend. Les automatisations bricolées avec des outils génériques sont souvent fragiles.
We get it. Automations stitched together with generic tools are often fragile.
Un changement dans une application, et tout s'arrête. Ce que nous construisons est différent. Chaque système est conçu avec une logique claire, des points de contrôle, et une documentation complète. Vous recevez aussi 15 jours de maintenance gratuite après la mise en production. Et si vous voulez gérer vous-même ensuite, vous avez tout ce qu'il faut pour le faire.
One change in an app, and everything stops. What we build is different. Every system is designed with clear logic, control points, and complete documentation. You also get 15 days of free maintenance after go-live. And if you want to manage it yourself after that, you have everything you need to do so.
« Je n'ai pas le temps de gérer un projet de plus. »
"I don't have time to manage one more project."
Vous n'avez pas à le gérer. Nous le faisons.
You don't have to manage it. We do.
Votre rôle se limite à nous expliquer comment votre équipe travaille aujourd'hui, et à valider ce que nous construisons. Nous gérons la conception, le développement, les tests, et la mise en place. Vous récupérez du temps, vous n'en perdez pas.
Your role is to explain how your team works today and validate what we build. We handle the design, development, testing, and rollout. You recover time — you don't lose any.
« C'est quoi le prix ? On n'a pas un budget illimité. »
"What's the price? We don't have an unlimited budget."
Il n'y a pas de prix fixe, parce que chaque projet est différent.
There's no fixed price, because every project is different.
Certains systèmes sont simples. D'autres couvrent plusieurs équipes et plusieurs outils. Ce que nous pouvons vous dire : vous ne payez qu'après avoir vu le résultat. Si ce que nous livrons ne correspond pas à ce qui a été défini, vous ne payez pas et nous retirons ce que nous avons construit. C'est nous qui prenons le risque, pas vous.
Some systems are simple. Others cover several teams and several tools. What we can tell you: you only pay after seeing the result. If what we deliver doesn't match what was defined, you don't pay and we remove what we built. We take the risk, not you.
« Et si ça ne fonctionne plus dans six mois quand votre équipe n'est plus là ? »
"What if it stops working in six months when you're no longer around?"
C'est une question légitime, et nous y avons pensé dès le départ.
It's a fair question, and we thought about it from day one.
Chaque système livré est accompagné d'une documentation technique et opérationnelle complète, rédigée pour que n'importe qui dans votre équipe puisse comprendre comment ça fonctionne. Vous avez aussi la possibilité de prendre un contrat de maintenance mensuel si vous préférez ne pas gérer ça en interne. Vous gardez le contrôle, quelle que soit l'option que vous choisissez.
Every delivered system comes with complete technical and operational documentation, written so anyone on your team can understand how it works. You also have the option of a monthly maintenance contract if you'd rather not handle it internally. You stay in control, whichever option you choose.
Après. Vous payez seulement si le résultat vous convient. Si ce n'est pas le cas, on retire ce qu'on a construit. Le risque est entièrement de notre côté.
After. You only pay if the result works for you. If it doesn't, we remove what we built. The risk is entirely on our side.
Oui. On construit le système autour de comment vous travaillez déjà. Pas l'inverse.
Yes. We build the system around how you already work. Not the other way around.
Chaque projet est différent. Le prix dépend de la complexité de vos processus et de ce qu'on doit construire. On définit tout ça ensemble avant de commencer.
Every project is different. Price depends on the complexity of your processes and what we have to build. We define it together before we start.
On assure la maintenance gratuitement pendant 15 jours après le premier jour de mise en production. Vous n'êtes pas seul au démarrage.
We provide free maintenance for 15 days after day one in production. You're not on your own at the start.
Vous avez deux options : une maintenance mensuelle optionnelle avec nous, ou une documentation complète pour gérer le système vous-même.
You have two options: optional monthly maintenance with us, or complete documentation so you can run the system yourself.
Oui. On conçoit des systèmes simples à utiliser au quotidien. Votre équipe n'a pas besoin de comprendre comment ça fonctionne en arrière-plan.
Yes. We design systems that are simple to use day to day. Your team doesn't need to understand how it works behind the scenes.
La plupart des outils génériques ne s'adaptent pas à vos processus réels. On construit sur mesure, autour de ce que vous faites vraiment, pas autour d'un modèle standard.
Most generic tools don't adapt to your real processes. We build custom, around what you actually do — not around a standard template.
Ça dépend de la portée. On définit un calendrier clair dès le départ, avant de commencer quoi que ce soit.
It depends on scope. We define a clear timeline at the start, before anything else begins.
Oui. Les systèmes qu'on construit sont conçus pour être adaptés. Ils ne deviennent pas obsolètes dès que quelque chose change dans votre organisation.
Yes. The systems we build are designed to be adapted. They don't become obsolete the moment something changes in your organization.
On commence par un échange pour comprendre vos processus actuels et identifier où se trouvent les vrais points de friction. Aucun engagement à ce stade.
We start with a conversation to understand your current processes and identify where the real friction points are. No commitment at this stage.
Vous avez une question qui n'est pas listée ici ? Parlons-en directement.
Have a question that isn't listed here? Let's talk about it directly.
Réserver un appel Book a call45 minutes, sans engagement. On cartographie où votre information se perd, on vous dit ce qu'un système pourrait y changer — ou si rien ne s'impose.
45 minutes, no commitment. We map where your information is getting lost, tell you what a system could change — or whether nothing's worth building.
Parlons de vos flux Let's talk about your flows