Optima conçoit des systèmes sur mesure qui remplacent le travail manuel répétitif par des workflows fiables, pour que votre équipe puisse enfin se concentrer sur ce qui compte.
Optima builds custom systems that replace repetitive manual work with reliable workflows, so your team can finally focus on what matters.
Déjà utilisé par des entreprises en Allemagne et en France Already used by companies in Germany and France
Idéal si vous voulez comprendre le problème avant de vous engager.
Ideal if you want to understand the problem before committing.
Gratuit — aucun engagement Free — no commitment
Réserver mon diagnostic gratuit Book my free diagnosisLe forfait que la majorité des clients choisit.
The package most clients choose.
Sur devis — adapté à la taille et à la complexité du projet By quote — sized to project scope and complexity
Je veux un système qui fonctionne I want a system that worksIdéal si vous ne voulez pas vous occuper de la maintenance vous-même.
Ideal if you don't want to handle maintenance yourself.
Sur devis — forfait mensuel défini selon le niveau de suivi requis By quote — monthly retainer scoped to support level required
Je veux un système et un suivi continu I want a system and ongoing supportOn prend tout le risque.
On construit votre système. On le teste. On le déploie. Et vous ne payez qu'une fois que vous avez vu le résultat en conditions réelles.
Si ce qu'on a livré ne vous convient pas, vous ne payez rien. On retire ce qu'on a construit. Aucune discussion, aucune clause cachée.
We take all the risk.
We build your system. We test it. We deploy it. And you only pay once you've seen the result in real conditions.
If what we delivered doesn't work for you, you pay nothing. We remove what we built. No argument, no hidden clauses.
Un tableur de plus, une intégration de plus, une plateforme de plus. Chaque urgence a apporté sa couche — sans qu'un seul moment soit pris pour dessiner comment ces outils devaient se parler. One more spreadsheet, one more integration, one more platform. Every emergency added a layer — without a single moment spent designing how those tools should actually connect.
Vos processus n'ont pas été pensés. Ils ont grandi seuls, au fil des recrutements et des bricolages. Ce n'est pas un manque d'effort — c'est un labyrinthe qui s'est construit tout seul. Your processes were never designed. They grew on their own, through hires and quick fixes. It's not a lack of effort — it's a maze that built itself.
Ils passent leurs semaines à tenir tout ensemble — copier des données d'un outil à l'autre, rattraper les retards, rappeler à chacun ce qu'il doit faire. C'est ce travail invisible qui vous coûte le plus cher. They spend their weeks holding everything together — copying data between tools, chasing what fell behind, reminding everyone what they owe. That invisible work is what costs you most.
Pas comment un logiciel pense que vous devriez travailler. Avant d'écrire une ligne, on identifie où le système doit prendre la main — et où vos gens gardent le contrôle. Not how some software thinks you should. Before writing a line of code, we map exactly where the system should take over — and where your people keep control.
Un agent évalue les candidatures selon vos critères, envoie un email personnalisé, crée la fiche structurée. Un calcul de bonus qui prenait deux heures devient un clic, avec la justification écrite pour chaque décision. An agent screens applications against your criteria, sends a personal reply, creates the structured record. A bonus calc that used to take two hours becomes a one-click run — with a written justification for every decision.
Plus de copier-coller, plus de tâches perdues, plus de matinées à se demander qui doit faire quoi. Vos gens font le travail pour lequel vous les avez recrutés. No more copy-pasting, no more dropped tasks, no more mornings spent figuring out who owns what. Your people get back to the work you actually hired them for.
Vous gérez une entreprise en croissance, mais vos processus internes n'ont pas suivi. Vous passez trop de temps dans les opérations et pas assez sur la stratégie.
You run a growing company, but your internal processes haven't kept up. You spend too much time in operations and not enough on strategy.
Vous voyez clairement les inefficacités dans votre équipe, mais les outils génériques ne correspondent pas à vos workflows réels et les correctifs temporaires s'accumulent.
You can clearly see the inefficiencies in your team, but generic tools don't match your real workflows and the temporary fixes keep piling up.
Vous recrutez, vous grandissez, mais chaque nouveau membre amplifie le désordre existant. Vous avez besoin d'un système fiable avant que la croissance ne devienne ingérable.
You're hiring, you're growing, but every new team member amplifies the existing mess. You need a reliable system before growth becomes unmanageable.
Chaque tâche manuelle que votre équipe répète chaque semaine — trier des candidatures, attribuer des primes, générer des documents — devient un processus automatique. Votre équipe arrête de perdre du temps sur des tâches à faible valeur et se concentre sur ce qui compte vraiment.
Every manual task your team repeats every week — sorting applications, attributing bonuses, generating documents — becomes an automatic process. Your team stops wasting time on low-value tasks and focuses on what actually matters.
Un processus manuel est un processus qui dépend de la mémoire humaine. Quand le volume augmente, les erreurs suivent. Un système bien conçu exécute les mêmes étapes, dans le même ordre, à chaque fois — sans oublis, sans incohérences.
A manual process is a process that depends on human memory. When volume goes up, errors follow. A well-designed system runs the same steps, in the same order, every time — no missed handoffs, no inconsistencies.
Fini les informations éparpillées entre des tableurs, des boîtes mail et des conversations sur Slack. Vos données sont centralisées, structurées, et accessibles. Vous savez exactement où en est chaque processus, à tout moment.
No more information scattered across spreadsheets, inboxes, and Slack threads. Your data is centralized, structured, and accessible. You know exactly where each process stands, at any moment.
Vous n'avez pas à changer vos méthodes pour coller à un logiciel générique. Le système est construit autour de vos processus existants — pas l'inverse. Ce qui fonctionne déjà chez vous est conservé. Ce qui crée des frictions est remplacé.
You don't have to change your methods to fit a generic tool. The system is built around your existing processes — not the other way around. What already works stays. What creates friction gets replaced.
« Avant, attribuer les primes prenait entre une et deux heures chaque semaine. Maintenant, c'est un clic et le système s'en charge. »
"Before, attributing bonuses took between one and two hours every week. Now it's one click and the system handles it."
— Responsable des opérations, Praxisflow GmbH (Munich, Allemagne) — Operations manager, Praxisflow GmbH (Munich, Germany)
« Le tri des candidatures était un travail manuel et chronophage. Le système a rendu le processus cohérent, rapide, et beaucoup plus facile à gérer à mesure que l'équipe grandissait. »
"Sorting applications was manual, time-consuming work. The system made the process consistent, fast, and far easier to manage as the team grew."
— Équipe RH, Praxisflow GmbH (Munich, Allemagne) — HR team, Praxisflow GmbH (Munich, Germany)
On commence par observer comment le travail se fait vraiment dans votre équipe. On identifie les étapes manuelles, les points de friction et les tâches répétitives qui consomment du temps chaque semaine.
We start by observing how the work actually gets done in your team. We identify manual steps, friction points, and repetitive tasks that consume time every week.
On redesigne votre flux de travail de façon claire et logique. Ensuite, on construit le système sur mesure autour de ce flux — automatisations, agents IA, bases de données structurées — adapté à vos outils et à votre façon de travailler.
We redesign your workflow in a clear, logical way. Then we build the custom system around that flow — automations, AI agents, structured databases — fitted to your tools and the way your team works.
On déploie le système dans votre environnement réel. On s'assure que tout fonctionne, que votre équipe comprend ce qui a changé, et on affine en fonction des retours du terrain.
We deploy the system in your real environment. We make sure everything works, that your team understands what's changed, and we refine based on real feedback.
Vous repartez avec un système qui tourne, une documentation complète du processus et de la technique, et 15 jours de maintenance incluse après la mise en ligne. Après ça, vous pouvez gérer seul ou opter pour un suivi mensuel.
You leave with a system that runs, complete process and technical documentation, and 15 days of maintenance included after go-live. After that, you manage it yourself or opt for monthly support.
Nous n'acceptons qu'un nombre limité de nouveaux projets à la fois. Chaque système est construit sur mesure et reçoit une attention complète, du premier appel jusqu'à la mise en ligne.
We only take on a limited number of new projects at a time. Every system is built custom and gets full attention, from the first call to go-live.
Idéal si vous voulez comprendre le problème avant de vous engager.
Ideal if you want to understand the problem before committing.
Gratuit — aucun engagement Free — no commitment
Réserver mon diagnostic gratuit Book my free diagnosisLe forfait que la majorité des clients choisit.
The package most clients choose.
Sur devis — adapté à la taille et à la complexité du projet By quote — sized to project scope and complexity
Je veux un système qui fonctionne I want a system that worksIdéal si vous ne voulez pas vous occuper de la maintenance vous-même.
Ideal if you don't want to handle maintenance yourself.
Sur devis — forfait mensuel défini selon le niveau de suivi requis By quote — monthly retainer scoped to support level required
Je veux un système et un suivi continu I want a system and ongoing supportOn prend tout le risque.
On construit votre système. On le teste. On le déploie. Et vous ne payez qu'une fois que vous avez vu le résultat en conditions réelles.
Si ce qu'on a livré ne vous convient pas, vous ne payez rien. On retire ce qu'on a construit. Aucune discussion, aucune clause cachée.
We take all the risk.
We build your system. We test it. We deploy it. And you only pay once you've seen the result in real conditions.
If what we delivered doesn't work for you, you pay nothing. We remove what we built. No argument, no hidden clauses.
Pas de feux à éteindre. Pas d'emails en retard. Pas de tâches qui tombent dans les oubliettes.
Les tâches répétitives qui remplissaient vos semaines — relances, suivis, génération de documents, vérifications croisées — tournent toutes seules. Votre équipe intervient quand un jugement humain compte, pas quand une donnée doit passer d'un outil à l'autre.
Vous regardez un tableau de bord. Vous voyez ce qui tourne. Vous savez où en est chaque processus.
Et pour la première fois depuis longtemps, vous avez la tête libre pour penser à la suite.
No fires to put out. No backed-up emails. No tasks slipping into the cracks.
The repetitive tasks that used to fill your weeks — follow-ups, hand-offs, document generation, cross-checks — all run on their own. Your team steps in when human judgment matters, not when data has to move from one tool to another.
You look at a dashboard. You see what's running. You know exactly where each process stands.
And for the first time in a long time, your head is clear enough to think about what's next.
Les processus continuent de croître en désordre. Chaque nouvelle embauche, chaque nouveau client, chaque nouveau produit ajoute une couche de complexité sur une base déjà fragile.
Votre équipe continue de perdre des heures sur des tâches que personne ne devrait faire à la main. Les erreurs s'accumulent. Les bonnes personnes finissent par partir, épuisées.
Et vous, vous restez coincé dans l'opérationnel. Toujours en train de gérer. Jamais en train de construire.
La question n'est pas de savoir si vous avez besoin d'un meilleur système. Vous le savez déjà. La question, c'est combien de temps vous allez encore payer le coût de ne rien faire.
Processes keep growing in disorder. Every new hire, every new client, every new product adds another layer of complexity on top of an already fragile base.
Your team keeps losing hours on tasks no one should be doing by hand. Errors pile up. The good people eventually leave, burned out.
And you stay stuck in operations. Always managing. Never building.
The question isn't whether you need a better system. You already know you do. The question is how long you're willing to keep paying the cost of doing nothing.
« Notre façon de travailler est trop spécifique. Un système standard ne marchera pas pour nous. »
"How we work is too specific. A standard system won't work for us."
C'est exactement pour ça qu'on ne vend pas de logiciel standard.
That's exactly why we don't sell off-the-shelf software.
On commence par cartographier comment votre entreprise fonctionne vraiment, pas comment un outil pense qu'elle devrait fonctionner. Le système est construit autour de vos processus, pas l'inverse. Ce qui vous rend différent n'est pas un obstacle. C'est le point de départ.
We start by mapping how your business actually works, not how a tool thinks it should work. The system is built around your processes, not the other way around. What makes you different isn't an obstacle. It's the starting point.
« On a déjà essayé des automatisations. Ça a cassé, et c'était encore plus de travail. »
"We've tried automations before. They broke, and it was even more work."
C'est l'expérience la plus courante avec des automatisations bricolées sans architecture claire.
That's the most common experience with automations stitched together without clear architecture.
Une connexion Zapier entre deux apps tient jusqu'au premier changement d'interface. Un système bien conçu est construit pour durer : outils stables, logique documentée, et une surveillance intégrée pour savoir si quelque chose ne tourne pas rond. Ce n'est pas la même chose.
A Zapier connection between two apps holds until the first UI change. A well-designed system is built to last: stable tools, documented logic, and built-in monitoring so you know if something stops working. It's not the same thing.
« Mon équipe est déjà débordée. Elle n'a pas le temps d'apprendre un nouveau système. »
"My team is already overloaded. They don't have time to learn a new system."
On comprend. C'est pour ça qu'on ne débarque pas avec une formation de trois jours.
We get it. That's why we don't show up with a three-day training program.
On construit autour de ce que votre équipe fait déjà. L'adoption est naturelle parce que le système remplace les étapes les plus frustrantes, pas les habitudes entières. La plupart des équipes voient la différence dès la première semaine.
We build around what your team already does. Adoption is natural because the system replaces the most frustrating steps, not entire habits. Most teams see the difference within the first week.
« Et si ça ne fonctionne pas pour nous ? »
"And what if it doesn't work for us?"
Vous ne payez pas si vous n'êtes pas satisfait du résultat.
You don't pay if you're not satisfied with the result.
On livre. Vous évaluez. Si ce qu'on a construit ne répond pas à vos attentes, vous ne payez rien et on retire ce qu'on a mis en place. C'est nous qui prenons le risque, pas vous. Vous avez aussi 15 jours de maintenance gratuite après la mise en ligne, pour s'assurer que tout tourne correctement.
We deliver. You evaluate. If what we built doesn't meet your expectations, you pay nothing and we remove what we set up. We take the risk, not you. You also get 15 days of free maintenance after go-live, to make sure everything runs correctly.
« Qu'est-ce qui se passe si on a besoin d'aide après la livraison ? »
"What happens if we need help after delivery?"
Les 15 premiers jours après la mise en ligne, on est là. Gratuit.
For the first 15 days after go-live, we're here. Free.
Après ça, vous avez deux options : une maintenance mensuelle optionnelle si vous voulez qu'on continue à gérer le système, ou une documentation technique et opérationnelle complète pour que votre équipe puisse le faire elle-même. Vous n'êtes jamais bloqué.
After that, you have two options: optional monthly maintenance if you want us to keep managing the system, or complete technical and operational documentation so your team can do it themselves. You're never stuck.
Nous travaillons avec des PME et des équipes en croissance qui ont des processus internes manuels et fragmentés. Si vous gérez des flux de travail répétitifs, nous pouvons probablement vous aider.
We work with SMBs and growing teams that have manual, fragmented internal processes. If you're managing repetitive workflows, we can probably help.
Chaque projet est différent. Le prix dépend de la complexité de votre processus, du nombre d'étapes à automatiser et du niveau de support requis. Nous définissons le budget ensemble après avoir analysé votre situation.
Every project is different. Price depends on the complexity of your process, the number of steps to automate, and the level of support required. We define the budget together after analyzing your situation.
Non. Vous payez uniquement si le système livré vous convient. Si le résultat ne vous satisfait pas, vous ne payez pas et nous retirons ce que nous avons construit. Nous prenons le risque à notre charge.
No. You only pay if the delivered system works for you. If the result isn't satisfactory, you don't pay and we remove what we built. We take the risk on ourselves.
Vous bénéficiez de 15 jours de maintenance gratuite dès le premier jour de mise en production. Après cela, une maintenance mensuelle optionnelle est disponible si vous souhaitez un suivi continu.
You get 15 days of free maintenance starting on day one of production. After that, optional monthly maintenance is available if you want ongoing support.
Pas de problème. Une documentation technique et opérationnelle complète est fournie à la fin du projet. Votre équipe peut reprendre la main sans dépendre de nous.
No problem. Complete technical and operational documentation is delivered at the end of the project. Your team can take over without depending on us.
C'est précisément pour ça que nous ne vendons pas de logiciel standard. Nous construisons autour de comment votre entreprise fonctionne réellement, pas autour d'un modèle générique.
That's precisely why we don't sell off-the-shelf software. We build around how your business actually works, not around a generic model.
Non. Le système est conçu pour réduire leur charge, pas l'augmenter. Nous construisons autour de ce qu'ils font déjà, en supprimant les étapes manuelles les plus fastidieuses en premier.
No. The system is designed to reduce their load, not add to it. We build around what they already do, removing the most tedious manual steps first.
Cela dépend de la portée du projet. Nous définissons un calendrier clair dès le départ, avec des étapes précises, pour que vous sachiez exactement où en est le projet à tout moment.
It depends on the scope. We define a clear timeline upfront, with precise milestones, so you know exactly where the project stands at any moment.
La plupart des outils échouent parce qu'ils automatisent un mauvais processus. Nous commençons par clarifier et restructurer le flux de travail, puis nous construisons le système dessus. C'est la différence entre un patch et une vraie solution.
Most tools fail because they automate a broken process. We start by clarifying and restructuring the workflow, then build the system on top of it. That's the difference between a patch and a real solution.
Si votre équipe perd du temps chaque semaine sur des tâches répétitives, si des informations se perdent entre les outils, ou si vous ne pouvez pas grandir sans embaucher plus de monde — c'est le bon moment.
If your team is losing time every week on repetitive tasks, if information gets lost between tools, or if you can't grow without hiring more people — it's the right time.
Vous avez une question qui n'est pas listée ici ? Parlons-en directement.
Have a question that isn't listed here? Let's talk about it directly.
Réserver un appel Book a call45 minutes, sans engagement. On regarde votre processus, on vous dit ce qu'un système pourrait y changer — ou si rien ne s'impose.
45 minutes, no commitment. We look at your process, tell you what a system could change — or if nothing's worth building.
Parlons de votre situation Let's talk about your situation